Jana Mlazochová 
Zdroj náhledové fotografie je freepik.com
Otázka daňově uznatelných nákladů je klíčová pro každého podnikatele. Zjednodušeně řečeno: čím víc výdajů si můžete uznat, tím méně zaplatíte na daních. Jenže pravidla nejsou vždy jasná. V tomto článku si vysvětlíme, co všechno můžete legálně odečíst, jaké podmínky musí být splněny a na co si dát pozor.
Zákon o daních z příjmů (§ 24 zákona č. 586/1992 Sb.) říká, že daňově uznatelné jsou takové náklady, které slouží k dosažení, zajištění a udržení příjmů. Ne každý výdaj, který podnikatel zaplatí, ale automaticky splňuje tuto definici. Klíčová je prokazatelnost účelu a hospodárnost.
Základní typy daňově uznatelných nákladů
- Náklady na provoz a služby
- Nájem kanceláře, provozovny, skladů
- Energie, voda, plyn, internet, telefon
- Účetní služby, marketing, právní poradenství
- Software, licence, cloudové služby
- Mzdy a odměny
- Mzdy zaměstnanců včetně odvodů
- Odměny dohodářům
- Příspěvky na stravování a benefity
- Materiál a zboží
- Nákup surovin, obalů, zásob
- Zboží určené k dalšímu prodeji
- Doprava zboží
- Cestovní náhrady
- Cestovné na pracovní cesty
- Náhrady za použití vlastního vozidla
- Ubytování a stravné v zákonných limitech
- Odpisy majetku
- Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (auta, počítače, software)
- Lze uplatnit postupně dle odpisových skupin
Co si většina podnikatelů neuvědomuje
- Reprezentace není daňově uznatelná. Tj. pohoštění klientů v restauraci nelze uplatnit. Výjimkou je drobné občerstvení na poradě (káva, voda, sušenky).
- Oblečení je uznatelné jen, pokud je pracovní. Oblek do kanceláře nikoliv, montérky ano.
- Dárky s logem firmy lze uznat jen do 500 Kč bez DPH a musí být reklamní.
- Osobní výdaje se nepočítají. Pokud používáte např. mobil, auto nebo byt zároveň pro osobní potřebu, lze uplatnit pouze poměrnou část.
Podmínky pro uznání nákladu
- Vztah k příjmům – musí být přímá souvislost s podnikáním
- Dokladovatelnost – faktura, pokladní doklad, smlouva, objednávka
- Zaúčtování v účetnictví nebo daňové evidenci
- Realizace ve správném období – náklady se musí týkat daného účetního období
Specifika podle právní formy
- OSVČ může uplatnit paušální výdaje (a nemusí řešit každou účtenku), nebo skutečné výdaje dle dokladů
- S.R.O. musí vést účetnictví a uplatňuje výdaje striktně dle zákona
- U paušálu nelze náklady specifikovat ani odečítat
Na co si dát pozor
- Neuznatelné jsou pokuty, penále, úroky z prodlení
- Soudní výlohy za spory nesouvisející s podnikáním také nelze odečíst
- Výdaje hrazené z dotací se nesmí uplatnit zároveň jako daňový náklad
- Zpětné uznání výdajů je možné jen při splnění časových podmínek (časové rozlišení)
Nejčastější chyby
- Uplatnění nákladů na dovolenou jako služební cestu
- Vkládání dokladů bez identifikace vztahu k podnikání
- Uznávání nákladů placených v hotovosti bez pokladního dokladu
- Nesprávné rozlišení osobní vs. podnikatelské části výdajů
Jak si být jistý, co můžete uplatnit
- Sledujte zákon o daních z příjmů, zejména § 24 a § 25
- Konzultujte s účetní nebo daňovým poradcem
- Využívejte interní směrnice a výkladové pokyny
- Zvažte vedení podrobnější daňové evidence
Kontrola z finančního úřadu
Při kontrole správce daně ověřuje:
- Oprávněnost nákladů
- Účel a souvislost s podnikáním
- Včasnost a úplnost dokladů
- Reálnost plnění
Proto je důležité vést dokumentaci přehledně a logicky. Každý náklad by měl mít „příběh“ – proč vznikl, na co byl využit a jaký měl efekt.
